Migliorare la produttività lavorando da remoto: 4 tool indispensabili per lo smart working

È rapidamente entrato nella vita di molte aziende e, complice la proroga dello stato di emergenza almeno fino al prossimo 15 ottobre 2020, potrebbe essere destinato a restarci ancora al lungo: lo smart working si è trasformato nel giro di pochi mesi da modello diffuso solo in poche realtà votate al progresso a unico sistema di lavoro possibile per i grandi uffici.

Tante le difficoltà incontrate dalle imprese che a questo cambiamento non erano pronte. Tra le problematiche principali emerse, le minori possibilità di interazione tra i team, le problematiche con la condivisione delle fonti di informazioni, la lentezza degli strumenti utilizzati per lo scambio di materiali di lavoro e, non ultimo, le difficoltà nell’organizzazione e monitoraggio delle attività.

La buona notizia è che per ciascuna di queste criticità sono disponibili soluzioni digitali semplici da utilizzare, versatili e a buon mercato. Per saperne di più, prosegui nella lettura di questa breve guida.

Agevolare la comunicazione nei team: tool per video conferenze

Il lavoro si evolve, ma lo scambio di informazioni e la comunicazione tra colleghi resta un funzione chiave all’interno di qualunque ufficio.

La soluzione più pratica per aggirare le difficoltà causate dall’impossibilità di incontrarsi fisicamente è rappresentata da chiamate e videochiamate di gruppo, organizzate con l’ausilio di computer, notebook, tablet o smartphone e di semplici applicazioni, come l’ormai celebre Zoom.

Zoom è un tool online, disponibile anche in versione app per dispositivi mobile, progettato appositamente per le videoconferenze di gruppo. Per organizzare una sessione, è sufficiente registrarsi sul portale, stabilire una data e un orario e generare il link da inviare ai partecipanti per invitarli (o, in alternativa, l’ID che identifica la “riunione virtuale” programmata).

Ampiamente utilizzato in tutto il mondo, Zoom ha come punti di forza la notevole semplicità di utilizzo, che lo rende adatto anche agli utenti meno tecnologicamente skillati, e la buona qualità dell’audio e del video garantita. Nella versione free, è tuttavia presente un limite di durata per le conversazioni, pari a 40 minuti.

Rendere sempre accessibili dati e informazioni verificate: le piattaforme per la rassegna stampa digitale

Le attività di molte aziende sono legate in modo diretto alla possibilità di avere accesso in ogni momento della giornata a fonti di informazioni di qualità e, in primis, alle principali testate giornalistiche nazionali e internazionali. Se di norma questa necessità viene soddisfatta attraverso abbonamenti alla versione tradizionale o digitale dei vari quotidiani e periodici oggetto di interesse, con la modalità di lavoro da remoto l’accesso agli stampati o la condivisione dei vari account si rivela un problema non da poco, potenzialmente in grado di bloccare il lavoro.

Anche in questo caso, esistono tool digitali in grado di risolvere ampiamente il problema e, anzi, di offrire nuove, interessanti funzionalità, come ad esempio Simul News.

Simul News è una piattaforma online per la gestione di abbonamenti a giornali, riviste e quotidiani digitali: questo pratico strumento consente di sottoscrivere un abbonamento a ciascuna delle testate di interesse, scegliendo tra un vastissimo catalogo di titoli italiani ed esteri; quindi, accedendo alla piattaforma con il proprio account, ogni utente autorizzato ha la possibilità di sfogliare comodamente la versione PDF dei giornali acquistati, anche trovandosi lontano dall’ufficio.

In più, la piattaforma integra funzioni avanzate che consentono di effettuare ricerche per parole chiave su tutti i contenuti delle testate acquistate, così da individuare notizie, dati e temi di interesse. In maniera simile, è possibile impostare alert automatici per ricevere notifiche qualora la piattaforma individui termini specifici all’interno degli articoli del giorno. A completare il ventaglio di strumenti a disposizione, poi, ci sono tutta una serie di opzioni utili per la rassegna stampa, come la possibilità di “ritagliare” e salvare singoli pezzi in formato PDF o JPG, per poi condividerli con i colleghi o consultarli offline.

Inviare in modo sicuro file e materiale digitale di dimensioni elevate: sistemi di file sharing

Lo scambio di documenti e file è un’altra funzione basilare per qualunque team di lavoro. Se le email sopperiscono in buona parte all’invio e alla ricezione di semplici documenti di testo, presentazioni e cataloghi, quando la complessità e le dimensioni dei file da distribuire aumenta, la situazione sin complica e non poco.

Anche in questo caso, la soluzione è a portata di click. Utilizzando un servizio gratuito di file sharing, come ad esempio l’affermato WeTransfer, è possibile caricare online, all’interno di server sicuri e protetti, i documenti da condividere, per poi inviare tramite email un semplice link per il download a tutti i destinatari.

Pratico e veloce, WeTransfer permette di effettuare l’upload di file di qualunque tipologia, fino ad una dimensione massima di 2 GB. Attenzione: questo servizio non va inteso come uno strumento per lo storage a tempo indeterminato di documenti, specie se di valore. Questo perché, nella versione free, WeTransfer elimina dai suoi server i file caricati dopo un periodo di 7 giorni.

Gestire l’organizzazione e il follow up dei progetti: strumenti per l’assegnazione dei task

La distanza e le maggiori difficoltà di comunicazione posso facilmente tradursi in un aumento dei “tempi morti” e in una marcata riduzione della produttività, banalmente perché i tempi necessari per organizzare le attività e suddividere le varie mansioni all’interno del team aumentano.

A venire in nostro aiuto, in questo caso, sono quei tool online studiati appositamente per semplificare e ottimizzare i processi produttivi, primo fra tutti il noto Trello. Trello è una piattaforma estremamente completa, che garantisce l’accesso a moltissime funzioni anche nella sua versione free. Il punto di partenza di questo strumento è rappresentato dalle “bacheche”, vere e proprie lavagne digitali da utilizzare per affiggere messaggi, informazioni, liste, task da svolgere, dati sull’avanzamento delle lavorazioni, ma anche file allegati (fino a un peso massimo di 10 MB), e qualunque altra tipologia di dato utile per condividere e monitorare passo passo lo sviluppo di un progetto gestito da un team numeroso.